Was ein KI-Basistraining für Ihr Team leisten muss

Wenn Sie für Ihr Team ein KI-Basistraining auswählen oder beauftragen, entscheiden Sie weniger über ein Seminar als über die Frage, wie in Ihrem Betrieb künftig mit KI gearbeitet wird. Ein Training, das Begeisterung erzeugt, aber keine Regeln hinterlässt, gibt Ihrem Team nichts, worauf es im Alltag zurückgreifen kann. Eines, das an den Aufgaben Ihrer Leute ansetzt, gibt ihnen etwas mit, das sie am nächsten Tag anwenden können.

Ein KI-Basistraining ist gelungen, wenn Ihr Team danach weiß, wofür es KI einsetzt, welche Daten es dabei verwenden darf und wie es die Ergebnisse prüft.

Alles andere ist Hintergrund, der dabei hilft, oder Unterhaltung, die Zeit kostet.

Was Artikel 4 des EU AI Act verlangt

Die KI-Verordnung verpflichtet Unternehmen, die KI-Systeme im Betrieb einsetzen, zu Maßnahmen, die die KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen. Ein Unternehmen, das ein KI-Werkzeug in eigener Verantwortung verwendet, ist im Sinne der Verordnung Betreiber (Artikel 3 Nummer 4); seine Mitarbeitenden sind das Personal, um dessen KI-Kompetenz es in Artikel 4 geht. Artikel 4 gilt für Anbieter und Betreiber gleichermaßen. Eine Ausnahme für kleine Unternehmen gibt es nicht.

KI-Kompetenz

Die Verordnung versteht darunter die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, mit denen Anbieter, Betreiber und Betroffene KI-Systeme sachkundig einsetzen und sich der Chancen und Risiken von KI und möglicher Schäden bewusst werden können, jeweils unter Berücksichtigung ihrer Rechte und Pflichten nach der Verordnung (Artikel 3 Nummer 56). Für Ihren Betrieb heißt das: Gemeint ist nicht, dass jemand erklären kann, wie ein neuronales Netz rechnet, sondern dass er mit dem Werkzeug an seinem Arbeitsplatz verantwortlich umgeht.

Seit dem 27. Juli 2026 gilt Artikel 4 in der Fassung des Digital Omnibus (VO (EU) 2026/1744). Anbieter und Betreiber ergreifen danach Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und der Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie für niemanden garantieren. Ein Zertifikat oder eine Prüfung verlangt der Artikel nicht. Auch die Fragen und Antworten der Europäischen Kommission zu Artikel 4 (Stand 27. Juli 2026) halten fest, dass kein Zertifikat nötig ist; sie sind eine Auslegungshilfe, kein Gesetz.

Für die Auswahl eines Trainings ist ein anderer Teil des Wortlauts wichtiger. Die Maßnahmen sollen die technischen Kenntnisse, die Erfahrung und die Aus- und Fortbildung der Beschäftigten und der in ihrem Auftrag tätigen Personen berücksichtigen, außerdem den Kontext, in dem die KI eingesetzt wird, und die Menschen, bei denen sie eingesetzt wird. Ein Standardkurs, der für die Buchhaltung, den Vertrieb und die Werkstatt derselbe ist, trifft diese Vorgabe schlecht. Wer mit einem Chat-Assistenten Kundenanfragen beantwortet, braucht andere Inhalte als jemand, der damit Ausschreibungstexte zusammenfasst.

Ein eigener Bußgeldtatbestand für Artikel 4 steht in Artikel 99 Absatz 3 bis 5 nicht. Folgenlos ist ein Verstoß trotzdem nicht: Die Mitgliedstaaten müssen für jeden Verstoß gegen die Verordnung Sanktionen und andere Durchsetzungsmaßnahmen vorsehen, zu denen auch Verwarnungen gehören können (Artikel 99 Absatz 1). Festzuhalten, wer wann an welchem Training teilgenommen hat und was es behandelt hat, verlangt der Wortlaut nicht ausdrücklich; es ist trotzdem der einfachste Weg, die eigenen Maßnahmen später zu zeigen.

Rechtsstand: 14. Oktober 2026

Artikel 4 der KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689) gilt seit dem 2. Februar 2025 und seit dem 27. Juli 2026 in der Fassung der VO (EU) 2026/1744. Die frühere Fassung verlangte, „nach besten Kräften“ ein „ausreichendes Maß an KI-Kompetenz“ sicherzustellen; die neue verlangt Maßnahmen zur Unterstützung der Kompetenzentwicklung und schließt eine Garantie für ein bestimmtes Niveau ausdrücklich aus. Die Offenlegungspflichten nach Artikel 50 Absatz 4 gelten seit dem 2. August 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechtsberatung.

Die Bausteine eines KI-Basistrainings

Ein Basistraining für ein Team ohne Vorkenntnisse lässt sich in sechs Bausteine gliedern, die aufeinander aufbauen. Die Reihenfolge hat einen Grund: Wer nicht weiß, wie ein Sprachmodell zu seiner Antwort kommt, kann nicht beurteilen, wann er ihr trauen darf.

Baustein	Was Ihr Team danach kann	Woran Sie es im Angebot erkennen
Was KI ist	KI-Systeme von gewöhnlicher Software unterscheiden und die gängigen Begriffe einordnen	Begriffe werden an Werkzeugen erklärt, die in Ihrem Betrieb vorkommen
Wie KI zu Ergebnissen kommt	erklären, warum eine Antwort flüssig klingen und trotzdem falsch sein kann	Fehler und Verzerrungen werden an Beispielen gezeigt, nicht nur erwähnt
Wo KI im eigenen Arbeitsalltag vorkommt	in der eigenen Arbeit Aufgaben erkennen, bei denen KI hilft, und solche, bei denen sie schadet	die Teilnehmenden bringen eigene Aufgaben mit
Chancen und Risiken	Nutzen und Risiko für einen konkreten Einsatz abwägen	Risiken stehen am Fall, nicht als Liste
Selbst arbeiten	mit einem Werkzeug eine echte Aufgabe erledigen und das Ergebnis prüfen	ein Übungsteil mit den Werkzeugen, die Sie einsetzen oder einsetzen wollen
Regeln im Betrieb	wissen, welche Daten in welches Werkzeug dürfen und wer bei Zweifeln entscheidet	am Ende steht der Entwurf einer schriftlichen Regelung, den die Geschäftsführung entscheidet

Der dritte und der letzte Baustein unterscheiden ein Training für Ihren Betrieb von einem allgemeinen Kurs. Sie lassen sich nicht vorproduzieren, weil sie die Aufgaben und Werkzeuge Ihres Betriebs voraussetzen.

Wie KI zu ihren Ergebnissen kommt

Ein Sprachmodell erzeugt Text, der zu den Mustern in seinen Trainingsdaten passt; ob dieser Text stimmt, prüft es dabei nicht. Diesen einen Mechanismus muss jede Person verstanden haben, die mit KI arbeitet, denn aus ihm folgen die Regeln, die später gelten.

Ein Modell, das sehr viele Bilder von Katzen gesehen hat, erkennt eine Katze an Mustern in Bildern, etwa an Ohren, Fell und Umriss. Was eine Katze ist, weiß es nicht. Ein Sprachmodell, das eine Vertragsklausel zusammenfasst, erkennt Muster in Vertragstexten; ob die Zusammenfassung die entscheidende Einschränkung weglässt, merkt es nicht. Daraus folgt eine Haltung, keine Technikkenntnis: Ergebnisse sind Entwürfe, bis ein Mensch sie geprüft hat.

Ebenso gehört hierher, dass Verzerrungen in den Trainingsdaten in den Ergebnissen wiederkehren können. Wer KI für Texte an Bewerberinnen und Bewerber, Kundinnen oder Kunden einsetzt, sollte das wissen. Welche Arten von KI-Systemen es gibt und wie selbstständig sie arbeiten, ordnet unser Artikel zu den Reifegraden von KI-Systemen ein.

Selbst arbeiten: Anweisungen, die zu brauchbaren Ergebnissen führen

Der Übungsteil soll zeigen, dass die Qualität eines Ergebnisses von der Anweisung abhängt, und das an Aufgaben aus Ihrem Betrieb. Drei Grundsätze reichen für den Anfang:

Konkret sein

Nicht „Schreib etwas über unser neues Produkt“, sondern „Beschreibe für unseren Newsletter in fünf Sätzen, was die neue Wartungsvereinbarung für Bestandskunden ändert“.

Kontext geben

Wer schreibt, an wen, mit welchem Vorwissen. Ein Modell weiß nichts über Ihren Betrieb, außer Sie sagen es ihm, und alles, was Sie ihm sagen, verlässt unter Umständen Ihr Haus.

Ziel und Form nennen

Länge, Ton, Gliederung, Sprache. Wer nicht sagt, was er braucht, bekommt einen Durchschnittstext.

Entscheidend ist der letzte Schritt jeder Übung: das Ergebnis gemeinsam prüfen. Was stimmt nicht, was fehlt, was würde so nie an einen Kunden gehen? Wer das im Training einmal an der eigenen Aufgabe erlebt hat, weiß, wonach er im Alltag sucht.

Wie aus einzelnen guten Anweisungen wiederholbare Abläufe für das ganze Team werden, beschreibt unser Artikel zu operativen Schulden und KI-Playbooks.

Regeln, die nach dem Training gelten

Am Ende eines Basistrainings steht eine Regelung, die für alle gilt, und nicht nur das gute Gefühl, KI ausprobiert zu haben. Die Vorlage dafür ist einfach; schwierig ist, sie für den eigenen Betrieb zu entscheiden.

Welche Daten wohin dürfen

Welche Werkzeuge freigegeben sind und welche Informationen in keines davon gehören, zum Beispiel Personalakten oder Zugangsdaten. Diese Liste schreibt die Geschäftsführung, nicht das Training.

Was geprüft wird

Welche Ergebnisse ein Mensch vor der Verwendung prüft und wer das ist. Ein Text an einen Kunden braucht eine andere Prüfung als eine interne Gedankensammlung.

Was offengelegt wird

Wann im Team und gegenüber Kunden gesagt wird, dass KI beteiligt war. Teils ist das Pflicht: Wer als Betreiber Deepfakes erzeugt oder KI-Texte veröffentlicht, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren sollen, muss das offenlegen; bei solchen Texten entfällt die Pflicht, wenn ein Mensch sie geprüft hat und jemand die redaktionelle Verantwortung trägt (Artikel 50 Absatz 4). Für alles Übrige erspart eine klare Hausregel die Einzelfallentscheidung.

Diese Regeln sind der Teil des Trainings, der bleibt, wenn die Werkzeuge wechseln. Ändert sich ein Werkzeug, betrifft das die Bedienung, nicht die Regeln; dafür reicht eine kurze Auffrischung.

Was ein Basistraining nicht leisten muss

Ein Basistraining muss keine Programmierkenntnisse vermitteln und keine Geschichte der KI erzählen. Beides hat seinen Platz, aber nicht in der begrenzten Zeit eines Basistrainings.

Dasselbe gilt für Ausblicke auf allgemeine künstliche Intelligenz, humanoide Roboter und für Sammlungen von Alltagsbeispielen aus Unterhaltungsdiensten. Sie machen ein Training kurzweilig, beantworten aber nicht die Frage, was Ihre Leute am Montag anders machen. Auch Übungen, die vor allem Hemmungen abbauen sollen, haben ihren Wert, sofern sie nicht den Platz für die eigenen Aufgaben belegen.

Vertiefungen lohnen sich danach für einzelne Rollen, etwa für alle, die Abläufe mit KI automatisieren oder KI-Anwendungen beauftragen und abnehmen. Wer eine KI-Anwendung einkauft, braucht zum Beispiel ein Verständnis davon, wie sich ihre Qualität messen lässt; das beschreibt unser Artikel zu Evals für KI-Anwendungen.

Woran Sie ein gutes Angebot erkennen

Ein gutes Angebot für ein KI-Basistraining fragt zuerst nach Ihren Aufgaben, Ihren Werkzeugen und den Vorkenntnissen Ihres Teams und erst dann nach dem Termin.

Woran ein belastbares Angebot zu erkennen ist

Es unterscheidet Gruppen nach Vorkenntnissen und Einsatz, arbeitet im Übungsteil mit Aufgaben aus Ihrem Betrieb und endet mit einer schriftlichen Regelung, die Sie übernehmen oder anpassen. Es sagt, was Sie zur Dokumentation erhalten.

Woran nicht

Es verspricht mit einem Teilnahmezertifikat die Erfüllung des AI Act, zeigt vor allem Werkzeuge und Zukunftsszenarien und ist für jede Abteilung und jede Branche dasselbe. Auf die Frage, was Ihre Leute danach anders machen, gibt es keine konkrete Antwort.

Ein Zertifikat ist nicht wertlos, es belegt die Teilnahme. Die Pflicht aus Artikel 4 erfüllt es nicht von selbst, weil sie an Maßnahmen anknüpft, die zum Einsatz in Ihrem Betrieb passen, nicht an ein Dokument.

Die Begriffe rund um KI und KI-Verordnung erklärt unser KI-Glossar für Führungskräfte. Welche Einsätze in Ihrem Betrieb zuerst geregelt werden sollten, klären wir in einer Beratung.